Gestione Documentale: PRISMA GeDOC

Utilizzando soltanto il browser internet, l'utente può archiviare, condividere e ricercare qualsiasi documento con facilità e rapidità. PRISMA GeDOC rappresenta la nostra soluzione per la completa gestione e condivisione di tutti gli aspetti documentali ed organizzativi: riunisce, in un'unica applicazione ed in un unico sistema di archiviazione, tutte le informazioni che un'azienda intende condividere con i propri collaboratori; facilita la raccolta, la catalogazione e il reperimento dei documenti diminuendo drasticamente il flusso cartaceo aziendale. È, quindi, possibile archiviare il documento, protocollarlo, classificarlo. PRISMA GeDOC costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza sia all’interno, sia verso l’esterno, dell’azienda.
 

Funzionalità principali:

• Campi configurabili sul documento per una più rapida identificazione e classificazione
• Categorizzazione del documento attraverso gerarchie di attributi definibili dall'utente
• Versioning dei documenti inseriti e recupero delle versioni precedenti
• Archiviazione dei documenti su Database per garantirne una maggior protezione e sicurezza
• Organizzazione dei documenti in un filesystem virtuale basato su Database (iDAV/WebDAV)
• Motore di ricerca avanzato per l'individuazione del documento attraverso: Keyword presenti nel contenuto, campi di classificazione, attributi di categorizzazione
• Hashing dei documenti caricati per prevenire l'inserimento di duplicati
• Possibilità di allegare documenti ad entità Prisma tramite drag & drop
• Protocollazione dei documenti

La Gestione Elettronica Documentale attraverso PRISMA GeDOC ti permette:

• riduzione volumetrica degli archivi fisici e snellimento burocratico (archiviazione sostitutiva)
• facilità e rapidità di ricerca e consultazione di documenti contenuti in "fascicoli elettronici" (accesso tempestivo ai dati)
• ottimizzazione dei processi amministrativi e di business
• descrizione formalmente completa della struttura dell'azienda attraverso una definizione dei profili organizzativi delle persone, dei gruppi
• di lavoro, delle unità e sedi periferiche tenendo conto delle dipendenze gerarchiche e delle responsabilità
• maggior controllo
• velocità di immissione nel sistema della documentazione aziendale
• garanzia di conservazione a scopi legali
• risparmio di tempo e denaro nel reperimento delle informazioni primarie
• correlazioni complesse fra documenti eterogenei e di origine eterogenea attraverso collegamenti virtuali e multi-archiviazione (archiviazione secondo molti canoni/categorizzazioni)

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