Gestione Documentale e Protocollo

PRISMA GeDoc rappresenta la soluzione per la completa gestione e condivisione di tutti gli aspetti documentali ed organizzativi: riunisce, in un'unica applicazione ed in un unico sistema di archiviazione, tutte le informazioni che un'azienda intende condividere con i propri collaboratori; facilita la raccolta, la catalogazione e il reperimento dei documenti diminuendo drasticamente il flusso cartaceo aziendale. È quindi possibile archiviare il documento, protocollarlo, classificarlo.
PRISMA GeDoc costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza sia all’interno, sia verso l’esterno, dell’azienda.

Funzionalità principali della Gestione Documentale

  • Campi configurabili sul documento per una più rapida identificazione e classificazione.
  • Categorizzazione del documento attraverso gerarchie di attributi definibili dall'utente.
  • Versioning dei documenti inseriti e recupero delle versioni precedenti.
  • Archiviazione dei documenti su Database per garantirne una maggior protezione e sicurezza.
  • Organizzazione dei documenti in un filesystem virtuale basato su Database (PRISMA Virtual FS).
  • Motore di ricerca avanzato per l'individuazione del documento attraverso:
  • Keyword presenti nel contenuto
  • Campi di classificazione
  • Attributi di categorizzazione
  • Catalogazione su PRISMA Virtual FS
  • Hashing dei documenti caricati per prevenire l'inserimento di duplicati.
  • Possibilità di allegare documenti ad entità Prisma tramite drag & drop.
  • La Gestione Elettronica Documentale attraverso Prisma.doc permette:
  • riduzione volumetrica degli archivi fisici e snellimento burocratico;
  • facilità e rapidità di ricerca e consultazione di documenti contenuti in "fascicoli elettronici" (accesso tempestivo ai dati);
  • ottimizzazione dei processi amministrativi e di business;
  • descrizione formalmente completa della struttura dell'azienda attraverso una definizione dei profili organizzativi delle persone, dei gruppi di lavoro, delle unità e sedi periferiche tenendo conto delle dipendenze gerarchiche e delle responsabilità;
  • maggior controllo;
  • velocità di immissione nel sistema della documentazione aziendale;
  • garanzia di conservazione a scopi legali;
  • risparmio di tempo e denaro nel reperimento delle informazioni primarie;
  • correlazioni complesse fra documenti eterogenei e di origine eterogenea attraverso collegamenti virtuali e multi-archiviazione (archiviazione secondo molti canoni/categorizzazioni).

Protocollo Informatico

Il modulo Protocollo informatico è pensato per le aziende pubbliche e private che desiderano adottare un software di protocollo informatico per la segnatura univoca dei documenti in entrata e in uscita. La Protocollazione di un documento ne determina il suo stato “congelato” e quindi non più modificabile.
L'applicativo razionalizza i processi amministrativi, agevola e semplifica la ricerca e la disponibilità delle informazioni, fornisce sicurezza e certificazione più forte alla documentazione in entrata e in uscita.