L’importanza dei sistemi di gestione documentale

l sistema di gestione documentale raccoglie in forma organizzata tutti i documenti di interesse aziendale, settoriale e personale. La documentazione aziendale costituisce una risorsa preziosa per l'azienda poiché racchiude informazione, conoscenza ed esperienza. Le caratteristiche del gestore documentale consentono di valorizzare al massimo questo patrimonio senza inutili sprechi di risorse e duplicazioni.
Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gli archivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione gestione centralizzata dell'integrità dei documenti.
In sintesi potremmo affermare che il sistema consente di raggiungere i seguenti obiettivi:

  • Massima valorizzazione della conoscenza con conseguente valorizzazione delle risorse personali
  • Innalzamento dei livelli di sicurezza e affidabilità nella gestione documentale
  • Creazione di politiche uniforme di gestione dei documenti
  • Riduzione dei costi di gestione del patrimonio documentale
  • Massima valorizzazione della conoscenza

I plus della soluzione IT per la gestione documentale e protocollazione

La suite proposta da IT, in piena conformità alle disposizioni attuali in materia di gestione documentale e protocollazione, costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza all’interno, che verso l’esterno, dell’amministrazione.
In particolare la soluzione proposta da IT presenta i seguenti punti di forza:

  • la soluzione di gestione documentale e del protocollo informativo  proposta da IT - Information Technologies è un software di propria produzione.
  • Le applicazioni sono realizzate interamente in architettura Web, il sistema di gestione documentale è quindi fruibile in modalità remota attraverso qualsiasi browser di navigazione
  • La gestione documentale proposta da IT è contestuale
  • Ogni documento viene gestito in tutto il proprio ciclo di vita, dallo stato di bozza e tutte le diverse versioni (versioning)
  • Diverse modalità di catalogazione e di ricerca dei documenti nel sistema
  • Integrabilità della soluzione con altre basi dati esistenti
  • Sicurezza: la connessione al sistema avviene tramite una procedure di identificazione dell’utente attraverso (user id e password)

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