Gestione Documentale e Protocollazione

L’importanza dei sistemi di gestione documentale

Il sistema di gestione documentale raccoglie in forma organizzata tutti i documenti di interesse aziendale, settoriale e personale. La documentazione aziendale costituisce una risorsa preziosa per l’azienda poiché racchiude informazione, conoscenza ed esperienza. Le caratteristiche del gestore documentale consentono di valorizzare al massimo questo patrimonio senza inutili sprechi di risorse e duplicazioni.

Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gli archivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione gestione centralizzata dell’integrità dei documenti.

In sintesi potremmo affermare che il sistema consente di raggiungere i seguenti obiettivi:

 

  • Massima valorizzazione della conoscenza con conseguente valorizzazione delle risorse personali
  • Innalzamento dei livelli di sicurezza e affidabilità nella gestione documentale
  • Creazione di politiche uniforme di gestione dei documenti
  • Riduzione dei costi di gestione del patrimonio documentale
  • Massima valorizzazione della conoscenza

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2. I plus della soluzione IT per la gestione documentale e protocollazione

La suite proposta da IT, in piena conformità alle disposizioni attuali in materia di gestione documentale e protocollazione, costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza all’interno, che verso l’esterno, dell’amministrazione.

In particolare la soluzione proposta da IT presenta i seguenti punti di forza:

 

  • la soluzione di gestione documentale e del protocollo informativo  proposta da IT – Information Technologies è un software di propria produzione.
  • Le applicazioni sono realizzate interamente in architettura Web, il sistema di gestione documentale è quindi fruibile in modalità remota attraverso qualsiasi browser di navigazione
  • La gestione documentale proposta da IT è contestuale
  • Ogni documento viene gestito in tutto il proprio ciclo di vita, dallo stato di bozza e tutte le diverse versioni (versioning)
  • Diverse modalità di catalogazione e di ricerca dei documenti nel sistema
  • Integrabilità della soluzione con altre basi dati esistenti
  • Sicurezza: la connessione al sistema avviene tramite una procedure di identificazione dell’utente attraverso (user id e password)

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Upload di documenti

La fase di upload definisce il processo di inserimento di un documento all’interno del sistema

 

All’interno della scheda di ogni oggetto presente in PRISMA (progetto, voce di spesa, mansione, documento contabile, anagrafica, ecc.) è disponibile una funzionalità che consente di allegare e assegnare documenti contestualmente.

Per la precisione è possibile scegliere il documento da caricare sia mediante “selezione”, fra i file presenti nel Sistema o nel computer che si utilizza (“Upload”), sia mediante “trascinamento” (“drag & up”) dentro la finestra.

 

Per selezionare il documento fra i file già presenti su PRISMA Controller cliccare su “Seleziona”.

Viene così visualizzata una schermata di ricerca che consente di individuare il documento sia in base ad una o più parole chiave sia in base ad una combinazione di criteri.

Per selezionare il documento fra i file presenti nel computer in uso cliccare su “Upload”.

Per “trascinare” il documento cliccare su “Drag & Drop” e portare il file individuato all’interno della finestra che compare subito dopo.

I documenti caricati e assegnati all’oggetto con una delle procedure indicate sono visualizzati nella scheda dell’oggetto stesso. Da questa schermata i documenti possono anche essere scaricati dall’utente.

In modalità “Modifica” il documento caricato può essere rimosso dal Sistema usando il bottone

Per avere informazione della data di caricamento del documento cliccare su

Per visualizzare le informazioni di dettaglio del documento cliccare su

Si accede in questo modo alla “scheda documento”:

 

 

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4. Gestione Documentale Contestuale

Upload con drag & drop di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, jpeg…)

 

Possibilità di scaricare i documenti correlati ad un dato oggetto e le loro versioni precedenti:

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5. L’icona Cronologia

Riporta alla cronologia dettagliata dei caricamenti e consente di tenere traccia delle successive versioni caricate dello specifico documento.

Per modificare o aggiornare il documento attivare la modalità “Modifica” usando la funzione

La schermata che compare presenta tutti i campi descrittivi del file che possono essere aggiornati.

Consente inoltre di caricare una versione successiva del documento o di assegnare in automatico un numero di protocollo con la funzione

Per salvare le modifiche apportate cliccare su

 

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6. Protocollazione

La procedura di protocollazione proposta da IT Information Technologies prevede l’assegnazione di una segnatura univoca del documento che contiene:

  • Il codice progressivo del documento
  • la data di inserimento (upload) del documento nel sistema

 

A seguito della fase di protocollazione il documento non sarà più modificabile.

 

FUNZIONALITA’ DI PROTOCOLLAZIONE

Protocollazione

Prenotazione Protocollo

Assegnazione del protocollo

Acquisizione dei documenti ai fini della protocollazione

Download dei documenti protocollati

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7. La nuova funzionalità di Prenotazione Protocollo

Gli step funzionali sono:

Quando si crea un nuovo documento, uno switch permette l’impostazione della prenotazione protocollo. Settando su ON viene effettuata la prenotazione del numero protocollo:

 

Riaprendo la form documento con protocollo prenotato, apparirà il protocollo con la possibilità di fare upload documentale in un secondo momento:

 

 

 

 

A questo punto, se si effettua un upload, il documento con file allegato diventa protocollato e non modificabile.

Per verificare i documenti con prenotazione protocollo, c’è un nuovo apposito navigatore. Si trova in Protocollo – Protocolli Prenotati:

 

 

 

 

 

 

 

Scheda DOCUMENTO:

 

Inserimento NUOVO DOCUMENTO con/senza protocollo:

 

 

 

Screenshot navigatore DOCUMENTI PROTOCOLLATI:

 

Screenshot RICERCA DOCUMENTI:

 

 

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8. Catalogazione

Ogni documento uploadato nel sistema viene catalogato e classificato in base a parametri configurabili secondo criteri precisi così da poter facilmente essere ritrovato e utilizzato con rapidità secondo tutte le categorie di classificazione a cui è stato associato. Ogni documento può essere prodotto avvalendosi dei più diffusi strumenti di produttività individuale quali Word, Excel, PowerPoint, ma anche attraverso file grafici (JPEG; GIF; MPEG,…) e degli standard web (HTML, XML,…).

 

 

 

 

 

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