Progetti Finanziati

L’innovazione, intesa come trasferimento tecnologico alle imprese, costituisce una leva fondamentale e strategica per lo sviluppo di progetti concreti nella congiuntura economico-sociale di oggi.
Per riuscire ad essere competitive sul mercato nazionale e globale, le aziende ricorrono sempre di più agli aiuti finanziari sia essi gestiti dalla Pubblica Amministrazione che direttamente dalla Commissione Europea.
Tutti i soggetti beneficiari dei contributi europei dovranno giustificare le spese tramite un complesso procedurale e contabile.
La pianificazione e il controllo dei costi sono elementi chiave iniziando con la fase prima dell’applicazione al bando (es. quando si elabora il budget o si distribuiscono le risorse, etc.).
Solitamente, più del 80% dei progetti che partono con costi e pianificazioni sottostimate o incomplete sono destinati a superare le loro proiezioni per quanto riguarda il tempo, i costi e le risorse umane necessarie. Inoltre, tale rendicontazione delle spese deve avere quale prima caratteristica l’uguaglianza numerica con il preventivo approvato, ma al suo interno dovrà essere rilevabile quanto visibile, nell’ordine, l’uguaglianza con gli incarichi, con l’attività svolta, con i costi rilevati e con i relativi pagamenti.
Da un diverso punto di vista si dovrà trovare coerenza verso i Regolamenti vigenti, Comunitari, Nazionali e Regionali e con leggi fiscali e del lavoro. Questi richiamano, da una parte ad un controllo elementare circa l’ammissibilità del costo, dall’altra ad una struttura di rilevazione delle spese analitica e riconducibile alle contabilità generali obbligatorie degli assegnatari dei finanziamenti.
PRISMA Controller, ambiente di configurazione di applicazioni web che serve per plasmare molto velocemente applicazioni “su misura”, dedicato alla rendicontazione (Financial Audit) e alla gestione via web di Progetti Finanziati e Co-finanziati (tipicamente dalla Unione Europea), è stato creato per rispondere a tutte queste esigenze.
Pensato appositamente in contesto comunitario, PRISMA Controller è un esempio di prodotto nato dalla fusione di competenze di natura diversa (tecnico-informatiche, amministrative, contabili, finanziarie, legislative e linguistiche), facilmente personalizzabile secondo le diverse realtà dell’Unione Europea.
PRISMA Controller è quindi la soluzione studiata per assolvere le procedure di rendicontazione, dalla gestione amministrativa alla rintracciabilità dei documenti, anche in ambiti multi progetto; uno strumento estremamente flessibile in grado di adattarsi alle condizioni poste dai diversi enti erogatori poiché consente di suddividere i progetti con una fine granularità a seconda del tipo di spese di rendicontare e degli attori coinvolti. Il cruscotto è multi progetto – l’ideale per società di servizi che si occupano specificamente di rendicontazione e che avranno, da ora, in un unico luogo, visibilità e controllo su tutti i progetti in corso.
Il software è MultiAziendale (quindi MultiCliente/Multi Progetto).

Diagramma Rendicontazione

Gestire tutte le fasi di rendicontazione

Il cruscotto assolve a tutte le esigenze connesse al processo di rendicontazione. Partendo dal bando e dal progetto presentato, consente di acquisire i dati di tale progetto con relativo piano finanziario, vincoli, condizioni, indicatori, partner, sino alla pianificazione delle attività (costi per attività e risorse) e alla predisposizione dei documenti necessari per la rendicontazione.

Rintracciabilità immediata dei documenti

Il modulo Prisma.doc, integrato nella soluzione, consente di correlare documenti ai costi, alle attività, ai partner del progetto, a seconda delle esigenze. Ciò consente di mantenere sempre sotto controllo le spese e pianificare azioni per essere in linea con le esigenze di rendicontazione.

Snellire le procedure

I documenti necessari non saranno più dislocati in diversi luoghi, ma saranno accessibili e modificabili via web dagli gli utenti abilitati. L’associazione dei documenti alle voci di spesa consente di sveltire le procedure di rendicontazione per tutta la durata del processo.

Cruscotto multiprogetto

La soluzione consente di gestire più progetti contemporaneamente. I dati inseriti nella piattaforma possono essere usati per più progetti (per esempio i dati di un cliente o di un partner possono essere attribuiti a diversi progetti in cui parteciperanno con ruoli diversi).

Supportare il decentramento delle attività di progetto e dei budget

Potranno essere assegnate a diversi player del progetto le attività con i relativi centri di costo in modo da renderli autonomi nella rendicontazione delle spese a loro attribuite.

Aggiornare i dati e modificarli in tempo reale

Le modifiche effettuate sui dati e le risorse di interesse saranno visibili in tempo reale a tutti coloro che partecipano al progetto. In questo modo il tempo di propagazione dell’informazione si annulla, consentendo la massima efficienza, la riduzione delle probabilità di errore e, soprattutto, garantendo la totale coerenza del dato (ogni dato è memorizzato presso un’unica fonte, senza duplicazioni).

Integrare ambienti dati eterogenei

L’accesso alla soluzione viene effettuato tramite autenticazione. Ogni collaboratore avrà accesso alle sole risorse dei progetti cui partecipa e con visibilità definite dal project manager (PM). Anche le facoltà di modifica sono profilate dai PM a seconda delle competenze e dei ruoli.

Automatizzare procedure di routine e di stampa reportistica

Con i dati provenienti dal cruscotto di progetto si possono creare template di stampa ed effettuare il merge dei dati da presentare per le azioni di rendicontazione.

Integrare ambienti dati eterogenei

L’accesso alla soluzione viene effettuato tramite autenticazione. Ogni collaboratore avrà accesso alle sole risorse dei progetti cui partecipa e con visibilità definite dal project manager (PM). Anche le facoltà di modifica sono profilate dai PM a seconda delle competenze e dei ruoli.

Tracciare ogni singola modifica per conoscere il momento e l’autore

La soluzione consente di tenere traccia degli autori delle modifiche tramite il modulo Prisma Log: ciò consente la più totale immediata e completa tracciabilità delle attività svolte all’interno della piattaforma dai diversi partecipanti al progetto.