Intranet e MULTIPORTAL CMS

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Cos’è una Intranet?

L’Intranet è una rete interna che mantiene attiva la relazione fra l’azienda e il personale trasformando l’operatività organizzativa e supportando i processi interni, favorendo la condivisione della conoscenza e la diffusione delle informazioni e semplificando le procedure.
La soluzione Intranet si prefigura di utilizzare il canale web quale strumento per:
veicolare informazioni strategiche al proprio interno (intranet),
creare ambienti di interazione con l’esterno (extranet),
fornire servizi e contenuti a valore aggiunto raggiungendo nuovi mercati potenziali (internet)
creare ambienti misti Intranet + Internet con accesso unificato dal front-end
Il portale aziendale diventerà così unico punto di accesso alle informazioni strategiche: sarà il luogo di circolazione della conoscenza all’interno e all’esterno dell’organizzazione e la rete diventerà così il canale per l’interazione fra le funzioni aziendali, per la creazione di ambienti collaborativi (community management) che potranno coinvolgere anche attori esterni (clienti, fornitori, partner).
Le funzionalità generali di una Intranet che la soluzione garantisce sono:
Publishing: funzionalità che supportano la pubblicazione, la personalizzazione e la visualizzazione dei contenuti su web, realizzando quindi la comunicazione monodirezionale di contenuti verso i dipendenti.
Document Management: supporti all’acquisizione ed alla gestione della conoscenza esplicita, ovvero formalizzata in documenti all’interno dell’azienda, con funzioni di archiviazione, indicizzazione, correlazione, versioning e ricerca.
Community: supporti alla comunicazione e all’interazione tra utenti attraverso servizi interattivi (forum, mailing list, etc.), finalizzati alla gestione della conoscenza implicita all’interno dell’azienda.
Collaborative Work: funzionalità di supporto alla collaborazione ed al team working.
Legacy Integration: funzionalità per l’accesso ai sistemi informativi aziendali e quindi ai dati ed alle procedure dei sistemi gestionali e di applicativi esistenti in azienda (basati o meno su tecnologie Web).
Self Service: funzionalità in grado di erogare servizi interattivi ai dipendenti (ad esempio, per l’emissione di un ordine o l’attivazione della procedura di rimborso spese viaggio).

Case History – Camera di Commercio di Venezia

Una delle maggiori complessità del progetto è dovuta all’eterogeneità dell’utenza. Da una parte abbiamo il “navigatore” del sito Internet che si suddivide in macro categorie come Imprese/Imprenditori, Artigiani, Professionisti, Enti e Cittadini. Ogni macrocategoria viene ulteriormente specializzata a seconda delle esigenze (Esempio: Creare una nuova Impresa, Certificarla, Internazionalizzarla,…).
Accanto al navigatore esterno abbiamo però anche le utenze camerali Intranet che utilizzano il sistema come “repository” interno e strumento quotidiano di lavoro. Anche in questo ambito sono state sviluppate moltissime funzioni che vanno dalla gestione documentale ai flussi approvativi, dalla gestione del sistema qualità alle schede e fascicoli del personale, dalla gestione delle anagrafiche (newsletter, URP, segnalazioni, MLF…) alla rassegna stampa, dal CDG (controllo di gestione) agli indicatori o alla carta dei Servizi.
Lo stesso strumento (con grandissima parte di informazioni condivise) diventa quindi sia un desktop lavorativo che l’immagine e la piattaforma per i servizi per il pubblico.
Sia in un caso che nell’altro si tratta di “numeri” decisamente importanti:
Internet: oltre 125.000 visitatori univoci all’anno per circa mezzo milione di pagine visitate
Intranet: 250 utenti “a tempo pieno” fra Camerali e mondo correlato (Aziende controllate, Consiglieri, Associazioni di categoria,…)

Enterprise Portal e Intranet

L’Enterprise Portal e l’Intranet della CAMERA DI COMMERCIO di VENEZIA sono realizzati utilizzando un unico CMS MULTIPORTAL che permette di creare, modificare e pubblicare contenuti in rete in maniera semplice e immediata, senza competenze informatiche o di scrittura html e con il grande vantaggio di poter propagare le stesse informazioni sia verso il pubblico Internet che verso l’utenza interna della Intranet.

l portali hanno tutte le caratteristiche classiche dei più avanzati CMS, a quali si aggiungono funzionalità specifiche che li rendono unici:
Multipubblicazione Intranet – Internet tipica del solo prodotto MULTIPORTAL.
Ereditarietà e creazione di logiche di propagazione selettiva dei contenuti: alcuni contenuti “nati” nel sistema informativo intranet vengono automaticamente resi disponibili sul web (Es. Organigramma, Normativa, Modulistica, Referenti/Uffici, Orari, Sedi,…)
Workflow Redazionale Gerarchico per la modifica/creazione/approvazione dei contenuti
Redazione Distribuita e Lavoro Remoto: supporta la creazione di sezioni decentrate che collaborano, previa autenticazione, alla redazione dei contenuti
Schematizzazione e strutturazione dei contenuti tramite l’utilizzo dei TABS: i contenuti saranno sempre organizzati in base a criteri precedentemente stabiliti. Questo genera contenuti uniformi e più facilmente leggibili, anche se scritti da autori/redattori molto diversi fra loro sia dal punto funzionale che formativo/redazionale.
Classificazione dei contenuti sia rispetto alla tipologia di contenuto (tematiche) che al target, che alla struttura organizzativa (ufficio referente)
Servizi avanzati ad alta interattività:
Mettiamoci la faccia
Chat/Assistenza On Line
Newsletter
Iscrizione a corsi
Richieste di finanziamento/Promozione economica
Mediacatalog: la mediateca Camerale…

Obiettivi Intranet

La soluzione ha due grandi obiettivi principali che sono strettamente collegati fra loro:
Accessibilità/Reperibilità/Completezza/Uniformità in Front Office (Internet/Intranet) – L’utente finale (Impresa/Professionista/Cittadino/Ente/Dipendente) deve trovare velocemente l’informazione che gli interessa e questa deve essere il più possibile completa, comprensibile e uniforme nello stile e nella forma.
Ottimizzazione/razionalizzazione della redazione – Ogni informazione viene catalogata e classificata in base a criteri tematici, normative, uffici di competenza, target di utenti e bisogni. Ogni informazione viene inserita con un rigido criterio di “relazionalità” in modo che non ci siano “ridondanze”, eliminando quindi la maggiore causa di incongruenza e obsolescenza.
Per il primo obiettivo si è lavorato per consentire diversi “stili” di navigazione, che però fossero sempre molto vicini agli utenti e non alla struttura camerale. Il vecchio concetto di “navigazione per uffici” è stato bandito a favore di:
Navigazione per “bisogni” targettizzati per ogni tipologia di utente (Es. Creare e Gestire un’impresa, Farla Crescere, Tutelarla, Certificarla,…)
La “vetrina delle occasioni” rappresentata dalla Splash Page e dalla sua caratteristica propositiva. Un ribaltamento dell’approccio classico: non più “cosa devi fare per la CCIAA (adempimenti)”, ma “cosa la CCIAA può fare per te (prodotti)”
Navigazione per “Box News” con alcune informazioni messe “in primo piano” dalla redazione
Motore di ricerca molto completo, non solo per i contenuti “testuali” degli articoli, ma per quelli correlati/allegati (Es. Bandi/Concorsi/Eventi)
Il raggiungimento del primo obiettivo dipende strettamente dal secondo: il progetto coinvolge decine di dipendenti camerali che inseriscono semplicemente e in maniera naturale i contenuti di loro competenza. Lo strumento “user friendly” ha sicuramente facilitato il compito, ma gran parte del successo dipende anche da alcune tecniche innovative adottate:
Inserimento/lettura a “tabs” in modo da forzare i redattori a una struttura comune e schematica delle informazioni (Argomento, Istruzioni, Destinatari, Normativa, Materiale, Allegati, Contatti…)
Pubblicazione automatica di moltissime informazioni direttamente dalla Intranet Camerale in modo da avere sempre informazioni coerenti e aggiornate (Uffici/Responsabili, Orari, Documenti e Modulistica, Disponibilità di posti ai corsi,…)
Videoguide per seguire passo per passo i redattori nei semplici step di pubblicazione.

Multiportal

Multiportal CMS

Multipubblicazione ed ereditarietà dei contenuti

Nella rete di portali (ma anche all'interno di uno stesso portale o di una intranet) potrai definire logiche di propagazione dei contenuti poichè ogni informazione può essere multipubblicata in più luoghi (anche assumendo layout diversi). Ereditarietà: la multipubblicazione dei contenuti usufruisce della caratteristica unica di MULTIPORTAL, l'ereditarietà, grazie alla quale ogni contenuto multipubblicato trasporta con sè tutti i contenuti pubblicati su di esso e così via. Multiportale e Multiskin MULTIPORTAL ti offre una unica piattaforma di gestione per creare una rete di portali. Potrai definire relazioni fra i portali della rete in modo da coordinare utenti e propagare contenuti in diversi luoghi virtuali. Ogni portale avrà comunque la sua autonomia a livello di contenuti e a livello grafico; la soluzione, infatti, gestisce più skin e le informazioni pubblicate assumono la veste grafica del portale di destinazione. La coerenza nella presentazione dell'immagine organizzativa sarà dunque sempre assicurata. La soluzione multiportale è adatta per organizzazioni articolate che possono essere interessate a propagare selettivamente le informazioni in più luoghi mantenendo allo stesso tempo controllo e semplicità gestionale.

Redazione settoriale, gerarchica e distribuita

Nel portale ognuno ha il suo ruolo
Chi è preposto alla scrittura (redattore), chi all'approvazione / pubblicazione (supervisor) e chi alla sola lettura dei contenuti. Questi ruoli sono definibili in base alle esigenze di visibilità e alle dinamiche organizative. Si potranno creare: Redazioni Distribuite: collaboratori esterni potranno contribuire da remoto alla creazione/modifica dei contenuti; Redazioni Gerarchiche - Settoriali: redazioni fondate su diversi ruoli e diverse aree di competenza (chi è redattore in un settore può avere diritti diversi in un'altra area del portale); Ogni settore può essere controllato da supervisor differenti definiti dall’Amministratore. Il processo di workflow notifica via email al supervisore di competenza ogni proposta di pubblicazione da parte di un redattore. La pubblicazione diventerà attiva solo dopo l'approvazione di uno dei supervisor definiti.

Friendly for Search Engine

La struttura testuale XHTML, generata attraverso MULTIPORTAL, renderà il tuo portale particolarmente visibile ai principali motori di ricerca. La visibilità sul web della tua organizzazione sarà fondamentale per la creazione di contatti e per lo sviluppo del business. Con il modulo aggiuntivo SEO potrai differenziare le parole chiave delle singole pagine per ottenerne i migliori posizionamenti sui motori di ricerca. Se hai bisogno di assistenza la IT • Information Technologies offre servizi per ottenere massimi vantaggi dalle nuove tecnologie e dalla presenza in rete.

Separazione dei contenuti dal layout

MULTIPORTAL consente nativamente la separazione fra contenuti, struttura ed estetica tramite l’utilizzo dei fogli di stile (CSS) e dei linguaggi XML e XHTML E’ possibile configurare, per la visualizzazione dei contenuti, diversi template che determineranno diversi layout in funzione della grafica, del contesto (es. Articolo in un Box delle news), della posizione di destinazione all’interno della pagina. Uno stesso contenuto multipubblicato in differenti pagine, assume quindi aspetti differenti o mostra più o meno dettagli (es. l’articolo in un Box delle news può mostrare solo un abstract) in funzione del suo contesto (es. articolo in pagina o in box news), della sua posizione (es. in corpo centrale o nei margini della pagina)

Modulare ed estensibile tramite plugin

MULTIPORTAL dispone di numerosi moduli aggiuntivi. Strumenti per la promozione web, RSS, Blog, Video Catalog, Intranet/Extranet, MUTLIPORTAL, connector per PRISMA e molto altro Versioning dei documenti e completa gestione delle revisioni; Classificazione, catalogazione, archiviazione flessibile e configurabile dei documenti.

Multiportal – PA Compliant. Linee Guida Framework grafiche e Usabilità per PA

Progettare e sviluppare un sito web deve significare innanzitutto porsi nella prospettiva di semplificare l'accesso ai servizi, le procedure da attivare, le richieste al cittadino. Una buona usabilità di un sito web permette di garantire alla più vasta platea dei cittadini un accesso ai servizi in forma semplice e inclusiva. Nella realizzazione di portali per conto dei nostri clienti richiamiamo sempre i principi fondamentali per la creazione di siti web che possano supportare il percorso di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, come da “Linee guida di design per i siti web (link is external)" presentate dall’Agenzia per l'Italia Digitale a novembre dello scorso anno durante l’Italian Digital Day.

Modulo Navigazione locale

Per supportare completamente le esigenze di navigabilità e di usabilità del portale e per rendere ancora più chiara la suddivisione dei contenuti nel portale è stato sviluppato, attraverso Multiportal, il modulo navigazione locale che consente di visualizzare, all'interno della pagina corrente, contenuti contestuali all'argomento. E' possibile quindi definire una navigazione principale che contiene le sezioni del portale e prevedere all'interno delle singole sezioni un ulteriore suddivisione dei contenuti in menù e pagine per rendere ancora più chiari e brevi i percorsi di navigazione degli utenti. Anche la rete di portali IT è stata sviluppata utilizzando sia la navigazione principale che quella locale. Come puoi vedere i menù nelle tab in alto costituiscono la navigazione principale visibile in tutte le pagine, mentre sul margine sinistro troverai i menù di navigazione locale, che consentono la navigazione all'interno di una specifica aree di contenuto scelta dall'utente.

La configurazione e il layout grafico degli elementi sono assolutamente personalizzabili grazie alle nuove potenzialità grafiche di Multiportal.

Modulo Form Richiesta

Creazione di Form di richiesta INFO/DEMO o Iscrizione ad Eventi Configurabilità:
Massima flessibilità nella definizione e disposizione dei campi richiesti nella form
STEP: è possibile creare form a step raccogliendo ad ogni pagina le informazioni per argomento
Master/Detail: è possibile definire modelli di raccolta informazioni di dettaglio per inserimenti 1..N. Ad esempio in una form di iscrizione ad un evento si potranno richiedere i dati generali della persona e in dettaglio i nominativi degli ulteriori partecipanti/ospiti
Notifiche mail di ringraziamento: è possibile configurare mittente oggetto e body della mail di ringraziamento all'utente
Notifiche interne per canalizzazione commerciale: possibilità di configurare differenti destinatari interni all'azienda per canalizzare le richieste agli opportuni reparti commerciali in base al tipo di richiesta per tipologia, prodotto.

Calendario e Iscrizione Eventi

Il portale diviene luogo per creare e gestire eventi.
Potrai infatti informare i visitatori di eventi, concorsi, seminari, fiere e amministrare le sottoscrizioni attraverso il pratico modulo eventi di Multiportal.

Gli utenti potranno iscriversi all'evento direttamente dal portale scegliendo la data dal calendario dell'evento.

Modulo Feed RSS

Per raggiungere in tempo reale i destinatari delle tue notizie. Crea nuovi canali informativi con i Feed RSS per informare, supportare i tuoi clienti, fornitori, utenti del portale, della intranet aziendale.
Il formato RSS (Really Simple Syndication o Rich Site Summary) è oggi lo standard per la distribuzione e propagazione di contenuti Web; i maggiori portali di quotidiani, fornitori di contenuti e i principali blog lo hanno adottato per la sua semplicità, estensibilità e flessibilità che permettono ai lettori tramite i reader o aggregatori di essere aggiornati in tempo reale sugli argomenti e interessi preferiti. E’ la notizia a raggiungere il lettore che guadagna il tempo che impiegherebbe a visionare le fonti abituali.
Attraverso i Feed RSS vengono diffuse notizie sotto forma di link o piccole sintesi da un portale o un blog ad altri oppure a navigatori che ne effettuano la sottoscrizione.
I contenuti in questo formato sono strutturati secondo standard universalmente riconosciuti che li rendono adatti alla loro distribuzione in diversi canali informativi (portali, siti web, directory, blog, aggregatori/reader).
CANALE IN INGRESSO
Importare i feed RSS significa fruire di contenuti resi disponibili da altri, Ci sono diversi modi di fruizione di un feed:
Il navigatore tramite dei software chiamati reader o aggregatori o tramite i browser si costruisce una raccolta di feed provenienti da fonti differenti secondo le sue preferenze, esigenze, interessi.
un sito/portale può importare e contestualmente trasformare le informazioni ripubblicandole al suo interno.
In questo caso Multiportal è perfettamente in grado di trasformare le informazioni contenute in un feed ripubblicandole o persino ridistribuendole su nuovi propri feed.
Questa modalità di interscambio di informazioni può quindi avvenire tra siti, portali dislocati sul territorio anche sviluppati su piattaforme e con linguaggi eterogenei che normalmente non potrebbero comunicare facilmente tra loro.
Vantaggi:
Il feed utilizzato per fare business diventa quindi un vantaggio in quanto:
è potente canale di interscambio delle informazioni che migliora la comunicazione aziendale esterna, interna, verso partner e clienti.
Permette un costante aggiornamento delle informazioni in tempo reale
Non c’è bisogno di navigare alla ricerca delle informazioni: sono loro a raggiungere il destinatario

CANALE IN USCITA
Produrre Feed RSS (canale in uscita) significa esportare i propri contenuti informativi creando diversi canali di distribuzione a seconda del target e degli obiettivi di comunicazione.
Multiportal Feed RSS riunisce la flessibilità degli RSS e i vantaggi della multipubblicazione ed ereditarietà dei contenuti; potranno essere infatti creati diversi canali di distribuzione delle informazioni pubblicandole sia nel portale che sul feed (multipubblicato).
Vantaggi:
La comunicazione aziendale dispone di un nuovo canale informativo in grado di raggiungere in tempo reale il proprio target
Mettere a disposizione dei contenuti per altri genera popolarità per il portale della “fonte” in quanto il lettore, volendo approfondire l’argomento, visiterà il suo portale.