L’importanza dei sistemi di gestione documentale

L’importanza dei sistemi di gestione documentale

l sistema di gestione documentale raccoglie in forma organizzata tutti i documenti di interesse aziendale, settoriale e personale. La documentazione aziendale costituisce una risorsa preziosa per l'azienda poiché racchiude informazione, conoscenza ed esperienza. Le caratteristiche del gestore documentale consentono di valorizzare al massimo questo patrimonio senza inutili sprechi di risorse e duplicazioni.
Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gli archivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione gestione centralizzata dell'integrità dei documenti.
In sintesi potremmo affermare che il sistema consente di raggiungere i seguenti obiettivi:

  • Massima valorizzazione della conoscenza con conseguente valorizzazione delle risorse personali
  • Innalzamento dei livelli di sicurezza e affidabilità nella gestione documentale
  • Creazione di politiche uniforme di gestione dei documenti
  • Riduzione dei costi di gestione del patrimonio documentale
  • Massima valorizzazione della conoscenza

I plus della soluzione IT per la gestione documentale e protocollazione

La suite proposta da IT, in piena conformità alle disposizioni attuali in materia di gestione documentale e protocollazione, costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza all’interno, che verso l’esterno, dell’amministrazione.
In particolare la soluzione proposta da IT presenta i seguenti punti di forza:

  • la soluzione di gestione documentale e del protocollo informativo  proposta da IT - Information Technologies è un software di propria produzione.
  • Le applicazioni sono realizzate interamente in architettura Web, il sistema di gestione documentale è quindi fruibile in modalità remota attraverso qualsiasi browser di navigazione
  • La gestione documentale proposta da IT è contestuale
  • Ogni documento viene gestito in tutto il proprio ciclo di vita, dallo stato di bozza e tutte le diverse versioni (versioning)
  • Diverse modalità di catalogazione e di ricerca dei documenti nel sistema
  • Integrabilità della soluzione con altre basi dati esistenti
  • Sicurezza: la connessione al sistema avviene tramite una procedure di identificazione dell’utente attraverso (user id e password)

GeDoc e Protocollo

  • PRISMA GeDOC

    Gestione Documentale e Protocollo
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Gestione Documentale e Protocollo

PRISMA GeDoc rappresenta la soluzione per la completa gestione e condivisione di tutti gli aspetti documentali ed organizzativi: riunisce, in un'unica applicazione ed in un unico sistema di archiviazione, tutte le informazioni che un'azienda intende condividere con i propri collaboratori; facilita la raccolta, la catalogazione e il reperimento dei documenti diminuendo drasticamente il flusso cartaceo aziendale. È quindi possibile archiviare il documento, protocollarlo, classificarlo. PRISMA GeDoc costituisce un’opportunità per razionalizzare flussi documentali, ridurre la movimentazione cartacea, elevare il livello di distribuzione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza sia all’interno, sia verso l’esterno, dell’azienda.

Funzionalità principali della Gestione Documentale

  • Campi configurabili sul documento per una più rapida identificazione e classificazione.
  • Categorizzazione del documento attraverso gerarchie di attributi definibili dall'utente.
  • Versioning dei documenti inseriti e recupero delle versioni precedenti.
  • Archiviazione dei documenti su Database per garantirne una maggior protezione e sicurezza.
  • Organizzazione dei documenti in un filesystem virtuale basato su Database (PRISMA Virtual FS).
  • Motore di ricerca avanzato per l'individuazione del documento attraverso:
  • Keyword presenti nel contenuto
  • Campi di classificazione
  • Attributi di categorizzazione
  • Catalogazione su PRISMA Virtual FS
  • Hashing dei documenti caricati per prevenire l'inserimento di duplicati.
  • Possibilità di allegare documenti ad entità Prisma tramite drag & drop.
  • La Gestione Elettronica Documentale attraverso Prisma.doc permette:
  • riduzione volumetrica degli archivi fisici e snellimento burocratico;
  • facilità e rapidità di ricerca e consultazione di documenti contenuti in "fascicoli elettronici" (accesso tempestivo ai dati);
  • ottimizzazione dei processi amministrativi e di business;
  • descrizione formalmente completa della struttura dell'azienda attraverso una definizione dei profili organizzativi delle persone, dei gruppi di lavoro, delle unità e sedi periferiche tenendo conto delle dipendenze gerarchiche e delle responsabilità;
  • maggior controllo;
  • velocità di immissione nel sistema della documentazione aziendale;
  • garanzia di conservazione a scopi legali;
  • risparmio di tempo e denaro nel reperimento delle informazioni primarie;
  • correlazioni complesse fra documenti eterogenei e di origine eterogenea attraverso collegamenti virtuali e multi-archiviazione (archiviazione secondo molti canoni/categorizzazioni).

Protocollo Informatico

Il modulo Protocollo informatico è pensato per le aziende pubbliche e private che desiderano adottare un software di protocollo informatico per la segnatura univoca dei documenti in entrata e in uscita. La Protocollazione di un documento ne determina il suo stato “congelato” e quindi non più modificabile. L'applicativo razionalizza i processi amministrativi, agevola e semplifica la ricerca e la disponibilità delle informazioni, fornisce sicurezza e certificazione più forte alla documentazione in entrata e in uscita.