Intranet e MULTIPORTAL CMS

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Cos’è una Intranet?

L’Intranet è una rete interna che mantiene attiva la relazione fra l’azienda e il personale trasformando l’operatività organizzativa e supportando i processi interni, favorendo la condivisione della conoscenza e la diffusione delle informazioni e semplificando le procedure.
La soluzione Intranet si prefigura di utilizzare il canale web quale strumento per:
veicolare informazioni strategiche al proprio interno (intranet),
creare ambienti di interazione con l’esterno (extranet),
fornire servizi e contenuti a valore aggiunto raggiungendo nuovi mercati potenziali (internet)
creare ambienti misti Intranet + Internet con accesso unificato dal front-end
Il portale aziendale diventerà così unico punto di accesso alle informazioni strategiche: sarà il luogo di circolazione della conoscenza all’interno e all’esterno dell’organizzazione e la rete diventerà così il canale per l’interazione fra le funzioni aziendali, per la creazione di ambienti collaborativi (community management) che potranno coinvolgere anche attori esterni (clienti, fornitori, partner).
Le funzionalità generali di una Intranet che la soluzione garantisce sono:
Publishing: funzionalità che supportano la pubblicazione, la personalizzazione e la visualizzazione dei contenuti su web, realizzando quindi la comunicazione monodirezionale di contenuti verso i dipendenti.
Document Management: supporti all’acquisizione ed alla gestione della conoscenza esplicita, ovvero formalizzata in documenti all’interno dell’azienda, con funzioni di archiviazione, indicizzazione, correlazione, versioning e ricerca.
Community: supporti alla comunicazione e all’interazione tra utenti attraverso servizi interattivi (forum, mailing list, etc.), finalizzati alla gestione della conoscenza implicita all’interno dell’azienda.
Collaborative Work: funzionalità di supporto alla collaborazione ed al team working.
Legacy Integration: funzionalità per l’accesso ai sistemi informativi aziendali e quindi ai dati ed alle procedure dei sistemi gestionali e di applicativi esistenti in azienda (basati o meno su tecnologie Web).
Self Service: funzionalità in grado di erogare servizi interattivi ai dipendenti (ad esempio, per l’emissione di un ordine o l’attivazione della procedura di rimborso spese viaggio).

Case History – Camera di Commercio di Venezia

Una delle maggiori complessità del progetto è dovuta all’eterogeneità dell’utenza. Da una parte abbiamo il “navigatore” del sito Internet che si suddivide in macro categorie come Imprese/Imprenditori, Artigiani, Professionisti, Enti e Cittadini. Ogni macrocategoria viene ulteriormente specializzata a seconda delle esigenze (Esempio: Creare una nuova Impresa, Certificarla, Internazionalizzarla,…).
Accanto al navigatore esterno abbiamo però anche le utenze camerali Intranet che utilizzano il sistema come “repository” interno e strumento quotidiano di lavoro. Anche in questo ambito sono state sviluppate moltissime funzioni che vanno dalla gestione documentale ai flussi approvativi, dalla gestione del sistema qualità alle schede e fascicoli del personale, dalla gestione delle anagrafiche (newsletter, URP, segnalazioni, MLF…) alla rassegna stampa, dal CDG (controllo di gestione) agli indicatori o alla carta dei Servizi.
Lo stesso strumento (con grandissima parte di informazioni condivise) diventa quindi sia un desktop lavorativo che l’immagine e la piattaforma per i servizi per il pubblico.
Sia in un caso che nell’altro si tratta di “numeri” decisamente importanti:
Internet: oltre 125.000 visitatori univoci all’anno per circa mezzo milione di pagine visitate
Intranet: 250 utenti “a tempo pieno” fra Camerali e mondo correlato (Aziende controllate, Consiglieri, Associazioni di categoria,…)

Enterprise Portal e Intranet

L’Enterprise Portal e l’Intranet della CAMERA DI COMMERCIO di VENEZIA sono realizzati utilizzando un unico CMS MULTIPORTAL che permette di creare, modificare e pubblicare contenuti in rete in maniera semplice e immediata, senza competenze informatiche o di scrittura html e con il grande vantaggio di poter propagare le stesse informazioni sia verso il pubblico Internet che verso l’utenza interna della Intranet.

l portali hanno tutte le caratteristiche classiche dei più avanzati CMS, a quali si aggiungono funzionalità specifiche che li rendono unici:
Multipubblicazione Intranet – Internet tipica del solo prodotto MULTIPORTAL.
Ereditarietà e creazione di logiche di propagazione selettiva dei contenuti: alcuni contenuti “nati” nel sistema informativo intranet vengono automaticamente resi disponibili sul web (Es. Organigramma, Normativa, Modulistica, Referenti/Uffici, Orari, Sedi,…)
Workflow Redazionale Gerarchico per la modifica/creazione/approvazione dei contenuti
Redazione Distribuita e Lavoro Remoto: supporta la creazione di sezioni decentrate che collaborano, previa autenticazione, alla redazione dei contenuti
Schematizzazione e strutturazione dei contenuti tramite l’utilizzo dei TABS: i contenuti saranno sempre organizzati in base a criteri precedentemente stabiliti. Questo genera contenuti uniformi e più facilmente leggibili, anche se scritti da autori/redattori molto diversi fra loro sia dal punto funzionale che formativo/redazionale.
Classificazione dei contenuti sia rispetto alla tipologia di contenuto (tematiche) che al target, che alla struttura organizzativa (ufficio referente)
Servizi avanzati ad alta interattività:
Mettiamoci la faccia
Chat/Assistenza On Line
Newsletter
Iscrizione a corsi
Richieste di finanziamento/Promozione economica
Mediacatalog: la mediateca Camerale…

Obiettivi Intranet

La soluzione ha due grandi obiettivi principali che sono strettamente collegati fra loro:
Accessibilità/Reperibilità/Completezza/Uniformità in Front Office (Internet/Intranet) – L’utente finale (Impresa/Professionista/Cittadino/Ente/Dipendente) deve trovare velocemente l’informazione che gli interessa e questa deve essere il più possibile completa, comprensibile e uniforme nello stile e nella forma.
Ottimizzazione/razionalizzazione della redazione – Ogni informazione viene catalogata e classificata in base a criteri tematici, normative, uffici di competenza, target di utenti e bisogni. Ogni informazione viene inserita con un rigido criterio di “relazionalità” in modo che non ci siano “ridondanze”, eliminando quindi la maggiore causa di incongruenza e obsolescenza.
Per il primo obiettivo si è lavorato per consentire diversi “stili” di navigazione, che però fossero sempre molto vicini agli utenti e non alla struttura camerale. Il vecchio concetto di “navigazione per uffici” è stato bandito a favore di:
Navigazione per “bisogni” targettizzati per ogni tipologia di utente (Es. Creare e Gestire un’impresa, Farla Crescere, Tutelarla, Certificarla,…)
La “vetrina delle occasioni” rappresentata dalla Splash Page e dalla sua caratteristica propositiva. Un ribaltamento dell’approccio classico: non più “cosa devi fare per la CCIAA (adempimenti)”, ma “cosa la CCIAA può fare per te (prodotti)”
Navigazione per “Box News” con alcune informazioni messe “in primo piano” dalla redazione
Motore di ricerca molto completo, non solo per i contenuti “testuali” degli articoli, ma per quelli correlati/allegati (Es. Bandi/Concorsi/Eventi)
Il raggiungimento del primo obiettivo dipende strettamente dal secondo: il progetto coinvolge decine di dipendenti camerali che inseriscono semplicemente e in maniera naturale i contenuti di loro competenza. Lo strumento “user friendly” ha sicuramente facilitato il compito, ma gran parte del successo dipende anche da alcune tecniche innovative adottate:
Inserimento/lettura a “tabs” in modo da forzare i redattori a una struttura comune e schematica delle informazioni (Argomento, Istruzioni, Destinatari, Normativa, Materiale, Allegati, Contatti…)
Pubblicazione automatica di moltissime informazioni direttamente dalla Intranet Camerale in modo da avere sempre informazioni coerenti e aggiornate (Uffici/Responsabili, Orari, Documenti e Modulistica, Disponibilità di posti ai corsi,…)
Videoguide per seguire passo per passo i redattori nei semplici step di pubblicazione.