PRISMA IRCCS: la piattaforma digitale a 360° per la ricerca scientifica
Gestire la ricerca in un Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) significa coordinare persone, progetti, fondi e strutture, con la necessità di garantire trasparenza, efficienza e visione strategica. PRISMA IRCCS nasce con questo obiettivo: offrire un unico ambiente in grado di supportare tutte le fasi della vita di un progetto di ricerca, dalla sua ideazione fino alla rendicontazione finale.
L’applicativo si propone come una vera e propria “cabina di regia” della ricerca, integrando in un unico ecosistema strumenti operativi e processi approvativi che, spesso, in altri contesti risultano frammentati.
Dall’idea al progetto
Con PRISMA IRCCS i ricercatori possono accedere a un repository aggiornato dei bandi, trovare nuove opportunità di finanziamento e segnalarle alla comunità scientifica interna. Attraverso l’Application Form è possibile proporre progetti, sia da parte dei ricercatori interni sia da partner esterni, avviando un flusso approvativo che coinvolge la Direzione Scientifica e il Grant Office.
Pianificazione e risorse sotto controllo
Ogni progetto approvato trova spazio in una matrice di budget, che assegna fondi e tipologie di spesa per anno. La piattaforma gestisce in automatico overhead e costi orari dei ricercatori secondo i criteri dei finanziatori, riducendo gli errori manuali.
Inoltre, grazie al monitor di progetto – integrato con il gestionale e l’area HR – i Principal Investigator (PI) hanno sempre sotto mano il budget residuo e, soprattutto, una proiezione predittiva dell’andamento economico a fine progetto.
Integrazione con i sistemi aziendali
Uno dei punti di forza di PRISMA IRCCS è la sua capacità di integrarsi con i sistemi già in uso all’interno dell’Istituto. La piattaforma dialoga infatti con il gestionale amministrativo, acquisendo in automatico i dati di fatturazione passiva (RDA, ODA, entrata merci, fatture e pagamenti), così da offrire una visione completa e sempre aggiornata dei flussi economici. Allo stesso modo, riceve in tempo reale i flussi HR – anagrafiche del personale, presenze/assenze, cedolini – garantendo la massima coerenza tra i dati di ricerca, contabilità e risorse umane. Questa integrazione riduce la duplicazione delle attività, elimina margini di errore e consente analisi affidabili a supporto delle decisioni strategiche.
Strutture e laboratori
PRISMA IRCCS non si limita alla parte amministrativa: supporta anche la gestione operativa di laboratori e stabulari. I Lab Manager possono tracciare l’occupazione di spazi, banconi o gabbie, e ribaltare i costi direttamente sui progetti e sui gruppi di ricerca, garantendo una rendicontazione precisa e trasparente.
Persone e attività
Il sistema integra i processi HR con la ricerca. Attraverso i flussi di onboarding, PRISMA IRCCS semplifica l’inserimento o il rinnovo del personale, coinvolgendo tutti gli attori (PI, HR, Lab Manager, Grant Office, Direzione Scientifica). Non solo: la piattaforma include timesheet integrati, un planner delle attività e calcola il costo del personale secondo gli algoritmi previsti dalle diverse tipologie progettuali.
Processi approvativi semplificati
Dagli studi clinici alle trasferte, fino alla fatturazione attiva verso enti e sponsor, PRISMA IRCCS garantisce un flusso approvativo digitale, tracciato e condiviso, riducendo tempi e ridondanze.
In sintesi, PRISMA IRCCS è molto più di un gestionale: è uno strumento strategico che accompagna i ricercatori, i manager e la Direzione Scientifica in tutte le fasi della ricerca, contribuendo a valorizzare al massimo le risorse disponibili e a rafforzare la competitività degli IRCCS nel panorama nazionale e internazionale.
