PluriUgualianza

Il rendiconto delle spese deve avere quale prima caratteristica l’uguaglianza numerica con il preventivo approvato, ma al suo interno dovrà essere rilevabile quanto visibile, nell’ordine, l’uguaglianza con gli incarichi, con l’attività svolta, con i costi rilevati e con i relativi pagamenti.
Da un diverso punto di vista si dovrà trovare coerenza verso i regolamenti vigenti, comunitari nazionali e regionali e con leggi fiscali e del lavoro.
Questi richiamano, da una parte ad un controllo elementare circa l’ammissibilità del costo, dall’altra ad una struttura di rilevazione delle spese analitica e riconducibile alle contabilità generali obbligatorie degli assegnatari dei finanziamenti.
Al fine di semplificare la gestione amministrativa, che dovrà portare l’attività finanziata al rendiconto dei costi e delle spese, sarà utile dividere il complesso amministrativo fino all’unità di misura.
Questa operazione di scomposizione aritmetica consentirà di vedere il problema alla sua origine e di poter intervenire al livello più basso possibile, ovvero ragionare sempre su quantità unitarie.
In altre parole, ed ovviamente, è meglio affrontare una o più piccole questioni che non un grande problema che a volte può essere, o meglio apparire, insuperabile.
Il primo intervento, quindi, che il sistema informativo risolve, è suddividere le iniziative nei due macro elementi di cui sono naturalmente composte le spese:

• Ambientale
• Economico

Ambientale significa contabilizzare, per mettere sotto controllo, i fatti che avvengono nell’”Ambiente attività”: i ricercatori, gli assistenti, i tecnici, gli amministrativi con le rilevazioni delle presenze, tramite (Diari di Bordo e/o TimeSheet) e con i loro incarichi e i propri curricula.
Ogni figura, o ogni fatto che ruota intorno e dentro l’azione dovrà essere contabilizzato e successivamente monitorato, almeno per due motivi:

• si deve trovare corrispondenza tra gli adempimenti contrattuali ed il prodotto realizzato
• ogni azione precipita in un fattore Economico e quindi si ha l’esigenza di costruire anche un sistema contabile di controllo dei fatti e delle azioni.

Entrambi questi “elementi”, sono “elementi” di verifica rendicontativa, ciò significa che, se durante l’azione si sono correttamente contabilizzati i fatti ed effettuati i controlli necessari, si arriverà alla verifica ed alla richiesta del finanziamento, sia esso parziale o a saldo, con ottime probabilità di successo.
Sarà importante esclusivamente considerare la profonda importanza di una Contabilità di Progetto (vedi regolamenti CE) al fine di rendere leggibili movimenti, scritture, pagamenti e quant’altro suddiviso per ogni singola azione/attività/voce di spesa.
La contabilità di progetto dovrà, inoltre, essere strutturata con elementi di contabilità “industriale” e di controllo di gestione al fine di eseguire periodici controlli sull’andamento e sugli scostamenti. Il controllo, anche e soprattutto in itinere è determinante in quanto la gestione degli scostamenti può essere o diventare un fattore critico.
Emerge dunque, la necessità (o l’obbligo) di un impianto contabile che pianifichi risorse economiche e finanziare e ne controlli, in progress, gli allineamenti.
Il Sistema Informativo si basa su un data base relazionale complesso che rende possibile la lettura degli elementi contabilizzati [ambientali ed economici] ad ogni livello di interesse:

• Per Ente Gestore
• Per Progetto
• Per singola iniziativa progettuale
• Per partner di progetto
• Per zona geografica
• Per fasi temporali

Il sistema è strutturato con Piani dei Conti personalizzabili a singolo progetto, ovvero il Piano dei Conti corrisponderà sempre al formulario relativo al preventivo approvato.
Il PdC è suddivisibile per Macro Categorie di spesa.
All’interno di ogni Macro Categoria si avrà rilevanza di ogni singola voce di spesa. Per ogni singola voce di spesa si dovrà contabilizzare, e quindi si evidenzierà, ogni fornitore/collaboratore ulteriormente suddiviso e leggibile orizzontalmente per:

• Impegno-Contratto-Incarico
• Quantità di attività realizzata
• Costo unitario

verticalmente per:

• Singola fattura o documento equipollente
• Singolo pagamento con gli estremi del titolo e la relativa data

Il sistema ha, inoltre, un modulo di pianificazione, contabilità e controllo delle Risorse Umane “interne”, e un sistema di ribaltamento “industriale” delle spese generali.
Ciò per consentire sia la pianificazione degli impegni, sia per evitare il rischio di sovra-rendicontazione delle ore lavorabili dei dipendenti e delle spese indirette.
Tutte le informazioni contabilizzate nel sistema determinano la costruzione di archivi, ciò consente la leggibilità strutturata di qualunque informazione richiesta.
Il PRISMA Controller produce, quindi, un’ampia ed esaustiva reportistica sia puramente contabile sia più squisitamente rendicontativa:

• Anagrafiche degli enti gestori
• Anagrafiche dei progetti
• Suddivisione per tipo di attività
• Elenco Collaboratori (ricercatori, assistenti, tecnici….)
• Elenco di altri fornitori
• Riepilogo in forma di Estratto Conto di presenza e costo di ogni collaboratore attivo
• Elenco con le quantità degli incarichi per tipologie e per costi
• Elenco delle attività svolte per singolo tipo e per singolo collaboratore
• lenco dei dipendenti con leggibilità degli impegni anche su altre attività finalizzato alla verifica della saturazione delle ore lavorabili giornaliere, mensili annuali

Una reportistica “Economica”

• Piano dei conti
• Piano delle tipologie
• Piano dei centri di costo
• Parametri fiscali (aliquote IRAP, contributive, Pro-rata IVA ecc…)

Una reportistica di controllo “Ambientale ed Economica” ugualmente aggregabile comparando al progetto esecutivo, in maniera sintetica lo stato d’avanzamento fisico e finanziario del progetto alla data stabilita

• Stato d’avanzamento.
• Report Direzionale
• Leggibilità di sintesi per macro categoria e per voce di spesa degli scostamenti tra Budget – Impegni – Contabilizzato.
• Report di Controllo
• Leggibilità di dettaglio per macro categoria, per voce di spesa e per fornitore
• Per incarico, per attività realizzata, per contabilizzato e per pagato
• Report di Rendicontazione
• Leggibilità di dettaglio per macro categoria, per voce di spesa, per fornitore, per singolo documento contabile e per singolo pagamento, con il dettaglio degli elementi fiscali contabilizzati

L’aver concepito il Sistema Informativo PRISMA in modo modulare, avendo nel contempo previsto una profonda analiticità anagrafica, consente di poter operare su qualunque tipologia di programma, sia esso finanziato o no, sia esso a contabilità tradizionale FSE come a Full Cost oppure ad Additional Cost.
Tutte le specifiche contabili e fiscali sono parametrate, consentendo anche in questo caso di intervenire con assoluta rapidità e semplicità a fronte di qualsiasi variazione ad esempio:

• % di finanziamento
• % fiscali e contributive
• Variazioni contrattuali del lavoro (dipendenti – CoCoPro)
• …

Tutte le specifiche contabili possono essere rilevate dal sistema di contabile/amministrativo dell’ente ad esempio:

• Piano dei conti
• Anagrafiche dipendenti e collaboratori
• Contratti di lavoro
• …