Progetti CE Esempio: 7PQ di Ricerca e Sviluppo tecnologico (Parte II)
Modelli di costo
Il modello di costo più adoperato è il modello Full Cost che permette di caricare tutti i costi relativi al progetto. In particolare:
- sia il personale interno sia quello esterno devono essere inclusi nei costi. Il costo orario per il personale interno sarà calcolato in automatico dal sistema, senza nessun altro intervento, tenendo conto dei dati inseriti nel contratto di lavoro e nella retribuzione. Il costo orario per il personale esterno (consulenti, docenti, etc.) dipenderà dal costo orario registrato nell’incarico del professionista.
- deve essere aggiunta ai costi diretti per il personale una spesa di overhead: l’overhead è espresso come percentuale dei costi diretti
- tutti gli altri costi previsti possono essere caricati rispettando la proporzione all’uso identificato per il progetto e in relazione al periodo di ammortamento(es. le spese per le eventuali apparecchiature).
- La seguente tabella mostra la percentuale di finanziamento per ciascuna delle attività (R&D, dimostrazione, training e management) e la descrizione relativa ai livelli dell’albero del budget PRISMA Controller.
| PRISMA Controller | Progetti CE | |
| Livelli | Descrizioni | |
| Progetto (Livello 0) | Progetto | |
| Macro-Voci (Livello 1) | Obiettivi | |
| Voci (Livello 2) | Work Package (WP) | |
| Attributi Voci | ||
| Tipologia Attività | % Finanziamento | |
| RTD | 50% | |
| Management | 100% | |
| Demonstration | 35% | |
| Training | 100% | |
| Dettaglio Voci (Livello 3) | Costi (Budget) | |
| Attributi Voci Livello 2 | ||
| Tipologia costo | Sub Attr. | |
| Personnel | costo | |
| Overhead | costo | |
| Equipment | costo | |
| Consumables – Wfs | costo | |
| Consumables – Mask | costo | |
| Consumables – Altro | costo | |
| Subcontracting | costo | |
| Travel | costo | |
| Incarichi (Livello 4) | Attribuzione ricercatore → Attività |
Verifica delle ore disponibili
Le ore di lavoro previste per lo staff interno saranno soggette a controllo. A tal fine è stato elaborato ed è disponibile il modulo Pianificazione Incarichi ed i timesheet PRISMA Controller per l’assegnazione, la pianificazione ed il controllo delle ore pianificate rapportate alle ore consuntivate (effettivamente realizzate) e caricate nel timesheet.
Durante lo svolgimento del progetto è consigliabile monitorare con attenzione la pianificazione del personale interno onde evitare la sovra saturazione delle risorse o il superamento del budget (che viene calcolato moltiplicando il totale delle ore consuntivate e il costo orario per persona).
Registro di lavoro interno (diario di bordo o foglio presenze)
A seguito di un obbligo imposto dall’UE, il personale che lavora ai progetti deve mantenere un registro delle ore e firmarlo periodicamente. Il mancato mantenimento di tali registri, potrebbe creare problemi alla rendicontazione del progetto e quindi impattare negativamente sul finanziamento ricevuto.
Ogni rendiconto del progetto dovrà ricomprendere tale foglio debitamente compilato in tutte le sue parti e controfirmato dai ricercatori coinvolti.
Questo registro è generato automaticamente dal sistema PRISMA Controller e la generazione può essere lanciata anche dal ricercatore stesso.
Financial Planning
Conosciamo tutti i contratti che riceviamo dalla UE e il loro potenziale valore. Sappiamo anche, però, che il finanziamento che riceviamo può essere, in realtà, minore rispetto a questo potenziale valore, a causa di incongruenze tra il financial planning delle attività di progetto e le attivittà effettivamente realizzate. Se questo planning non viene rispettato riceveremo meno fondi dei previsti. Il sistema PRISMA Controller possiede variati punti di controllo e di allerta perché questo non accada.
Raccomandazioni
Subcontracting: Per il subcontracting è fondamentale avere già individuato il sottocontraente prima dell’avvio del progetto. Ad un primo sguardo non avrebbe senso impiegare un esterno prima della firma del contratto; tuttavia potrebbe essere utile identificare un possibile candidato per evitare di perdere tempo dopo, lasciando temporaneamente scoperta quella posizione – I fondi non spesi per il personale sono di gran lunga la maggior fonte di risparmio per l’UE.
Attrezzatura
L’attrezzatura è soggetta ad ammortamento: se, per esempio, un’attrezzatura ha un ammortamento di 5 anni, un ritardo di 6 mesi nel suo acquisto implica una perdita del suo finanziamento pari al 10% del valore dell’attrezzatura stessa.
Raccomandiamo vivamente di coinvolgere i responsabili amministrativi/contabili nel financial planning, di programmare date e scadenze per tutti i costi dei progetti, scadenze da monitorare attentamente.
Poiché accade di frequente che nel corso del progetto i fondi non vengano spesi in tempo, è importante avere un completo ed immediato panorama sui progetti.
Con PRISMA Controller è possibile intervenire tempestivamente in caso di necessità perché il sistema da una visibilità a 360° sui progetti nel suo database. Infatti, potrebbe essere necessario procedere a qualche recupero di spesa effettuata con fondi correnti per assicurarsi una massima rendicontazione del progetto.
